Uno tra i principali protagonisti del mercato mondiale del caffè, apprezzandone le referenze, ha scelto Dogix per la definizione del ciclo di vita della manualistica all’interno dei principali processi IT e per la realizzazione del template da utilizzare per la redazione di tale tipologia di documentazione.
I processi aziendali nell’ambito IT del cliente non prevedono formalmente documentazione a supporto degli utenti. I manuali, quando possibile, vengono prodotti in best effort e senza seguire un ciclo di vita strutturato. Dogix, avendo compreso le esigenze del cliente, ha definito un insieme di regole e raccomandazioni per la redazione, gestione e condivisione dei manuali utente nelle diverse fasi che caratterizzano una iniziativa ICT, promuovendo l’introduzione e modellando un flusso di gestione di tale documentazione all’interno degli attuali processi IT.
Soluzione
Per soddisfare la richiesta del cliente, nel progetto hanno collaborato le divisioni Bixuit e Dogix.
Bixuit si è focalizzata sulla definizione delle linee guida per il branding, basate sulle esigenze degli utenti finali, al fine di rendere chiaro e di rapido accesso il contenuto del prodotto.
Dogix si è invece occupata della governance del progetto, dell’analisi dei processi e della realizzazione dei modelli, oltre che dei deliverable definitivi (manuali utente).
I Business Analyst di Dogix si sono dedicati, in dettaglio, alle seguenti attività:
- Raccolta delle informazioni, tramite incontri con i diversi stakeholders della società cliente e analisi di documenti attualmente in uso, al fine di acquisire confidenza con il sistema e individuare possibili spunti di miglioramento per la realizzazione della documentazione.
- Analisi e valutazione dei processi presenti nel sistema IT di competenza.
- Individuazione di possibili spunti di ottimizzazione per la gestione dei manuali all’interno dei processi IT di rilievo.
- Definizione di un solido ciclo di vita dei manuali utente. La serie di regole identificate e suggerite spazia dalla pianificazione alla creazione e manutenzione del prodotto fino alla sua pubblicazione. Al fine di automatizzare i vari flussi documentali per evitare la perdita di informazioni e favorire la collaborazione con gli stakeholder aziendali, secondo perimetri e responsabilità preventivamente definiti.
- Predisposizione di un documendo di best practice volte alla standardizzazione della documentazione, definendo modelli che semplifichino l’accesso alle informazioni.
- Redazione di manuali rappresentativi, da utilizzare come modello globale, in accordo con le linee guida di branding proposte da Bixuit.
- Redazione dei manuali utente definitivi.
La POC realizzata ha consentito al cliente di acquisire maggior consapevolezza del miglioramento necessario, da realizzare attraverso l’istruzione di un processo adeguato che governi il lifecycle dei manuali utente, consentendo l’avvio della fase interna di valutazione economica e di opportunità, propedeutica alla definizione delle iniziative di adeguamento dei processi e della struttura organizzativa, in ottica di adozione delle linee guida proposte da Spindox.